Vous êtes un minimum de trois adhérents ayant un même dessein et vous souhaitez travailler ensemble.
Vous contactez le CA pour avoir un premier accord de principe concernant la constitution de ce groupe. Votre demande contient : le nom du minimum de trois adhérents, vos idées.
2ème étape Construire ensemble
Vous constituez le groupe.
Vous écrivez ensemble les objectifs que vous vous proposez de réaliser. Cette rédaction est importante, elle ne se fait pas d'un jet, mais se construit avec les différentes idées présentes dans le groupe.
Éventuellement, vous définissez ces objectifs pour une durée précise, par exemple un ou deux ans.
Éventuellement, vous définissez un espace géographique (groupe régional).
Vous donnez un nom à votre groupe qui permet d'identifier rapidement sa région ou son thème.
Vous faites une première liste des personnes participant à ce groupe.
Vous élisez votre répondant qui fera le lien entre le CA et votre groupe.
Pour un groupe régional, lors de la première rencontre, un temps de discussion et de partage pour définir les objectifs et organiser votre groupe est nécessaire. Il débouchera sur une première rédaction collective du projet. Le CA vous soutient pour l’organisation et les détails à prévoir par une liste des points standards et un formulaire de carte de visite du groupe. Si nécessaire il vous aide dans cette étape et vous conseille. Idéalement, tous les membres du groupe devraient être d'accord avec la formulation et les idées du projet. Il y a alors un consensus quant au projet soumis au CA.
Si un point du projet ne remporte pas l'unanimité de tous, il faut alors chercher le dialogue entre les membres et avec le CA. Si un consensus n'est pas possible, il faut voter les différents points du projet et prendre les décisions en fonction de la majorité. Un PV devrait être écrit afin de garder en mémoire les points discutés et les voix attribuées à chaque point du projet.
Le répondant d'un groupe fait le lien entre le groupe et le CA. Il veille à ce que tous les participants puissent s’exprimer, il est à l’écoute, attentif à chacun. Il s’efface pour que chacun trouve bien sa place. Il veille à l’épanouissement des participants, à instaurer un climat de convivialité, de joie, d’amitié.
Chaque participant porte le projet du groupe. Il cherche à le faire grandir en fonction de ses compétences. Il se sent responsable de son bon fonctionnement, de son développement, de l’accueil et de la bonne intégration des participants. Il ne se positionne pas en consommateur mais en acteur responsable. Il émet des propositions constructives qui donnent vie au groupe.
3ème étape Obtenir le consentement du CA
Le répondant du groupe soumet au CA le projet approuvé par tous, et la liste des participants.
Selon les discussions entre le CA et le groupe qui se sont déjà déroulées dans l'étape 2, le CA peut accepter le projet tel qu'il a été voté ou demander des compléments ou des précisions dans le but de garantir une unité entre les groupes.
4ème étape Vivre le projet en conformité
Après accord écrit du CA, le groupe est agréé. Il poursuit la réalisation concrète du projet.
Le répondant du groupe informe régulièrement le CA de ses activités ; au minimum une fois l'an ou en fonction des événements: lors de problème ou succès particulier.
Le CA veille à soutenir le groupe, à répondre à ses questions, à l’aider dans certaines démarches ou réflexions. Le CA suit les activités des groupes. Il informe les adhérents de la situation et des évolutions dans la vie des groupes et communique sur les évènements ou expériences enrichissantes pour les autres groupes via le journal de liaison.
En cas de cessation de l’activité du groupe, le répondant envoie au CA les raisons qui conduisent à la suspension.
